Meetings sind mehr als nur ein Treffen, eine kurze Besprechung und die Rückkehr zur Arbeit. Wer ein optimales Meeting abhalten möchte, hat vielfältige Möglichkeiten – nicht nur im Vorfeld, sondern auch währenddessen und im Nachhinein. Die richtige Vorbereitung ist entscheidend.
Optimale Meetings beginnen mit dem richtigen Besprechungsraum. Die Effektivität des Meetings hängt unter anderem von der Raumgestaltung ab. Die Raumakustik ist beispielsweise entscheidend für die Verständlichkeit. Bei der Planung des Raumes sollten Sie auch Präsentationsmöbel, einschließlich mobiler Displays, berücksichtigen. Selbstverständlich ist der Besprechungsraum mit audiovisueller Technik ausgestattet, wie z. B. einer Audio-/Videokonferenzanlage, Bildschirm(en) und Projektionsmöglichkeiten. Die zugehörige Software ist ebenfalls inklusive. Wenn eine oder mehrere Personen remote teilnehmen, müssen die Videokonferenzmöglichkeiten ausreichend sein. Sind neben den Teilnehmern auch Zuhörer anwesend, sollten Sie die drahtlosen Übertragungsmöglichkeiten berücksichtigen.
Für optimale Meetings stehen die notwendigen Systeme für Raumbuchung, Agenda-Management, Protokollführung, Dokumentenaustausch und Sicherheit zur Verfügung. Und natürlich darf das Catering nicht fehlen: Kaffee, Tee oder Fruchtsaft tragen maßgeblich zu einem gelungenen Meeting bei. Neben der Bereitstellung von Serviceleistungen zur Optimierung und Erleichterung von Meetings sind diese auch direkt auf der Ausstellungsfläche verfügbar.
