Das Rijksmuseum Amsterdam hat in den letzten Jahren Schritte unternommen, um vollständig papierlos zu werden. Dies führte zur Notwendigkeit, die verbleibenden physischen Akten der Einkaufsabteilung zu digitalisieren. Karmac, spezialisiert auf die Umwandlung und Strukturierung von Papierarchiven in digitale Informationen, wurde mit diesem Projekt beauftragt.
Die Dokumente bestanden aus Ordnern und Hängemappen, die für die laufende und zukünftige Arbeit benötigt wurden. Durch die digitale Bereitstellung dieser Dateien wird die Informationsbereitstellung besser an das Vertragsmanagementsystem und die Arbeitsmethoden im neuen Büro des Museums angepasst. Der Digitalisierungsprozess umfasste das Scannen, Indizieren und sorgfältige Aufbereiten der Dokumente, um deren einfache Auffindbarkeit zu gewährleisten.
Um die Umsetzung des Projekts besser zu verstehen, besuchten Mitarbeiter des Rijksmuseums die Karmac-Niederlassung in Lelystad. Bei diesem Besuch wurde ihnen der Dokumentenverarbeitungsprozess erläutert und sie erhielten Einblicke in die Umwandlung physischer Archive in digitale Dateien. Anschließend fand ein Gegenbesuch statt, bei dem die Karmac-Mitarbeiter im Büro des Rijksmuseums empfangen wurden. Neben einer Erläuterung der internen Organisation erhielten sie auch eine Führung durch das Museum.
Die Zusammenarbeit zeigt, wie die Digitalisierung von Archiven zu einer effizienteren Organisation administrativer Prozesse beiträgt.
