Bei Chrono-SchulenFür eine Bildungseinrichtung mit mehreren Standorten und verschiedenen Anbietern hat sich die Vertragsverwaltung als komplexe Aufgabe erwiesen. Früher waren die Verträge über Excel-Dateien, E-Mails und freigegebene Ordner verstreut. Dies führte zu mangelnder Übersicht und zahlreichen Fehlern, wie beispielsweise verpassten Fristen und Doppelzahlungen.
Angesichts der zunehmenden Anzahl von Verträgen für Lehrmaterialien, IT-Lösungen und Reinigungsdienste wurde der Bedarf an einem besseren System immer deutlicher. Finanz- und Wohnungsbeauftragter Monique van de HeideSie bemerkte, dass die Nutzung von Excel und gemeinsam genutzten Kalendern nicht funktionierte. „Wir haben die Kontrolle über unsere Verträge verloren“, sagt sie.
Diese fragmentierte Informationslage führte zu einer Reihe unerwünschter Probleme, wie beispielsweise einem unzureichenden Überblick über laufende Verträge und Verpflichtungen, einem übermäßigen Zeitaufwand für die Vertragssuche und der stillschweigenden Verlängerung von Verträgen aufgrund fehlender automatischer Erinnerungen. Um diese Probleme zu beheben, Chrono-Schulen wechselten zu FAMAS, einer Vertragsmanagement-Software.
