Eine Personalakte ist mehr als nur eine Sammlung von Dokumenten über einen Mitarbeiter. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, diese Akten sorgfältig anzulegen und zu verwalten. Wichtige Regeln sind unter anderem in den folgenden Dokumenten festgelegt: Identifikationsgesetz, The Bürgerliches Gesetzbuch und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Jede Personalakte muss mindestens eine Kopie des Mitarbeiterausweises, des Arbeitsvertrags und der Beschäftigungsbedingungen enthalten. Dokumente zur Leistung und Weiterentwicklung können ebenfalls beigefügt werden. Informationen über Gesundheit, Religion, politische Zugehörigkeit oder Gewerkschaftszugehörigkeit sind ausdrücklich ausgeschlossen; diese unterliegen dem Datenschutz.
Darüber hinaus gilt das Recht auf Datenzugriff: Beschäftigte können ihre Akten einsehen und etwaige Fehler korrigieren lassen. Arbeitgeber müssen über klare Aufbewahrungsrichtlinien verfügen; personenbezogene Daten dürfen nicht länger als nötig aufbewahrt werden. AVG setzt strenge Sicherheitsanforderungen. Sowohl Papier- als auch digitale Dateien müssen angemessen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Eine gut organisierte Personalakte beugt rechtlichen Risiken vor, unterstützt HR-Prozesse und gewährleistet die Vertraulichkeit der Mitarbeiterdaten.
